Privacyverklaring

In deze privacyverklaring is beschreven welke, waarom en hoe Copernica het bedrijf achter SMTPeter, persoonsgegevens van klanten en overige betrokkenen verwerkt. Copernica neemt de privacy van betrokkenen erg serieus. Wij handelen in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving, zoals onder andere de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”).

1. Inleiding

Copernica B.V. (hierna: “Copernica”) is gevestigd aan de De Ruijterkade 112 (1011 AB) te Amsterdam en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 34129493. Wij hebben een DPO (Data Protection Officer) in dienst, Jonas Lodewegen, die te bereiken is via het e-mailadres dpo@copernica.com. Betrokkenen kunnen contact opnemen met de DPO over de verwerking van hun persoonsgegevens en over de uitoefening van hun rechten onder de AVG.

2. Wie is Copernica?

Copernica is een ontwikkelaar en aanbieder van e-mailmarketing software voor marketeers, ontwikkelaars en systeemadministratie. Copernica biedt de volgende producten aan: Copernica Marketing Software, SMTPeter en MailerQ. Naast het leveren van software, biedt Copernica haar klanten een supportservice om de software optimaal te kunnen gebruiken. Copernica Marketing Software heeft meer dan 5.000 gebruikers.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Copernica verwerkt persoonsgegevens van klanten, van personen die zich geregistreerd hebben op onze website, van personen die een proefabonnement afsluiten of personen die zich hebben ingeschreven voor de nieuwsbrief. Daarnaast worden er persoonsgegevens verwerkt van (potentiële) werknemers.

4. Voor welke doeleinden worden de gegevens verwerkt?

Copernica verzamelt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • de uitoefening van een gesloten overeenkomst met klanten;
  • de afsluiting van een proeflicentie;
  • ter verkrijging van de nieuwsbrieven, ten behoeve van marketingdoeleinden
  • voor het verlenen van support en overige service aan (potentiële) klanten;
  • ter verbetering van de software.

5. Op basis van welke rechtsgronden worden de persoonsgegevens verwerkt?

Copernica verwerkt de persoonsgegevens overeenkomstig (één van) de volgende rechtsgronden: er is toestemming gegeven door de betrokkene (artikel 6 lid 1 sub a AVG).

  • de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
  • de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG).
  • de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde (marketing-) belangen van Copernica (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

6. Bescherming en beveiliging van persoonsgegevens

Copernica neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen vernietiging, verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van de persoonsgegevens te voorkomen.

7. Verwerking door derden

Voor de uitvoering van de dienstverlening, schakelen wij derden in. Deze derden gebruiken de gegevens niet voor eigen doeleinden, maar verwerken de persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de opdracht van Copernica.

8. Bewaartermijn

De persoonsgegevens worden door Copernica niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de genoemde doeleinden. Uitgezonderd hiervan zijn de gegevens die wij langer moeten bewaren in verband met een wettelijke verplichting.

9. Cookies

Op haar website maakt Copernica gebruik van cookies voor statistiek systemen zoals Google Analytics. Er worden geen persoonsgegevens geregistreerd van personen die slechts de website bezoeken en zich niet registreren of ingelogd zijn.

10. Profileren

Er wordt geen gebruik gemaakt van geautomatiseerde besluitvorming en/of profilering.

11. Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER

Copernica geeft geen persoonsgegevens door aan landen die zich buiten de Europese Economische Ruimte bevinden.

12. Inzage, corrigeren of verwijderen van persoonsgegevens

U kunt uw gegevens te allen tijde opvragen en verzoeken om deze te laten corrigeren of te verwijderen. Hiervoor kunt u een bericht sturen aan: Copernica B.V., De Ruijterkade 112 (1011 AB) te Amsterdam of een e-mail aan dpo@copernica.com . U kunt hier ook terecht voor andere vragen over het gebruik van uw persoonsgegevens.

13. Uitschrijfmogelijkheden

Een betrokkene heeft altijd de mogelijkheid om de toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens in te trekken. Indien een betrokkene bijvoorbeeld geen e-mails meer wenst te ontvangen van Copernica, is het te allen tijde mogelijk om af te melden via de afmeldlink onderin de e-mail.

14. Wijziging van de privacyverklaring

Copernica behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen (laatstelijk gewijzigd op 24 mei 2018). Om van deze wijzigingen op de hoogte te zijn, is het dan ook aan te raden om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.